现代人礼仪全书

5.茶话会礼仪

　　所谓茶话会，在商界主要是指意在联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。因其以参加者不拘形式地自由发言为主，并且因之备有茶点，故此称为茶话会。

　　茶话会礼仪，在商务礼仪之中特指有关商界单位召开茶话会时所应遵守的礼仪规范。其要求主要体现在会议的主题、来宾的确定、时空的选择、座次的安排、茶点的准备、会议的议程、现场的发言等几个方面。

　　会议的主题

　　茶话会的主题，即指茶话会的中心议题。在一般情况下，商界所召开的茶话会，其主题主要有三种：

　　（1）以联谊为主题。

　　以联谊为主题的茶话会是平日所见最多的茶话会。它是为了联络、加强主办单位同应邀与会的社会各界人士的友谊。在这类茶话会上，客主通过叙旧与答谢，往往可以增进相互之间的进一步了解，密切彼此之间的关系。除此之外，它还为与会的社会各界人士提供了一个扩大社交圈的良好契机。

　　（2）以娱乐为主题。

　　以娱乐为主题的茶话会，主要是指在茶话会上安排了一些文娱节目或文娱活动，并且以此作为茶话会的主要内容。这一主题的茶话会，主要是为了活跃现场的局面，增加热烈而喜庆的气氛，调动与会者人人参与的积极性。与联欢会所不同的是，以娱乐为主题的茶话会所安排的文娱节目或文娱活动，往往不需要事前进行专门的安排与排练，而是以现场的自由参加与即兴表演为主。它不必刻意追求表演水平的一鸣惊人，而是强调重在参与、尽兴而已。

　　（3）以专题为主题。

　　所谓以专题为主题的茶话会，是指在某一特定的时刻，为了某些专门的问题而召开的茶话会。它的主要内容，是主办单位就某一专门问题收集反映，听取某些专业人士的见解，或者是同某些与本单位存在特定关系的人士进行对话。这类茶话会虽然有着专门主题，但也要求与会者积极参与主动发表自己的意见，不必有太多顾虑。为了促使会议进行得轻松而活跃，有些时候，茶话会的专题允许宽泛一些，并且许可与会者的发言稍许有所脱题。

　　确定来宾

　　茶话会的来宾是指除主办茶话会单位的会务人员之外的人士。在一般情况下，茶话会的主要与会者，大体上可被区分为下列五种情况：

　　（1）本单位的人士。

　　具体来讲，以本单位人士为主要与会者的茶话会，主要是邀请本单位的各方面代表参加，意在沟通信息，通报情况，听取建议，嘉勉先进，总结工作。有时，这类茶话会亦可邀请本单位的全体员工或某一部门、某一阶工层的人士参加，因此，它也叫作内部茶话会。

　　（2）本单位的顾问。

　　这种茶话会的主要参与者是本单位的顾问。它旨在表达对有助于本单位的各位专家、学者、教授的敬意。他们受聘为本单位的顾问，为单位的发展做出了积极的贡献。同时，特意邀请他们与会，既表示了对他们的尊敬与重视，也可以进一步地直接向其咨询，并听取其建议。

　　（3）社会上的名士。

　　名士，即有名之士，通常是指社会上品质、才能、声望都很高的人士。作为知名人士，他们不仅在社会上具有一定的影响力、号召力和社会威望，而且还往往是某一方面的代言人。以社会上的名士为主要与会者的茶话会，可使本单位与社会名士直接进行交流，加深对方对本单位的了解与好感，并且倾听社会各界对本单位的直言不讳的意见或反映。

　　（4）合作中的伙伴。

　　合作中的伙伴，在此特指在商务往来中与本单位存在着一定联系的单位或个人。除了自己的协作者之外，还应包括与本单位存在着供、产、销等其他关系者。以合作中的伙伴为主要与会者的茶话会，重在向与会者表达谢意，密切彼此之间的合作关系。这种茶话会，有时亦称联谊会。

　　（5）各方面的人士。

　　有些茶话会，往往会邀请各行各业的人士参加。这种茶话会，通常叫作综合茶话会。以各方面的人士为主要与会者的茶话会除了可供主办单位传递必要的信息外，主要是为与会者创造出一个扩大个人交际面的社交机会。

　　茶话会的与会者名单一经确定，应立即以请柬的形式向对方提出正式邀请。按惯例，茶话会的请柬应在半个月之前被送达或寄达被邀请者之手，但对方对此可以不必答复。

　　时空的选择

　　一次茶话会要取得成功，其时间、空间的具体选择，都是主办单位必须认真对待的事情。

　　举行茶话会的时间问题可以分解为三个小问题，即举行的时机、举行的时间、时间的长度，这三个小问题彼此关连，相互影响。

　　（1）茶话会举行的时机。

　　在举行茶话会的时间问题上，举行的时机问题是头等重要的。惟有时机选择得当，茶话会才会产生应有的效应。通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等，都是商界单位酌情召开茶话会的良机。

　　（2）茶话会举行的时间。

　　茶话会举行的时间，是指茶话会具体应于何时举行。根据国际惯例，举行茶话会的最佳时间是下午4点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午10点钟左右。需要说明的是，在具体进行操作时，自可不必墨守成规，而主要应以与会者尤其是主要与会者的方便与否以及当地人的生活习惯为准。

　　（3）茶话会时间的长度。

　　对于一次茶话会到底举行多久的问题，没有确切规定，可由主持人在会上随机应变，灵活掌握。也就是说，茶话会往往是可长可短的，关键是要看现场有多少人发言，发言是否热烈。不过在一般情况下，一次成功的茶话会，大都讲究适可而止。若是将其限定在一个小时至两个小时之内，它的效果往往会更好一些。

　　举行茶话会的空间问题，指的是茶话会举办地点、场所的选择。按照惯例，适宜举行茶话会的大致场地主要有：主办单位的会议厅、宾馆的多功能厅、主办单位负责人的私家客厅和主办单位负责人的私家庭院或露天花园。高档的营业性茶楼或茶室、餐厅、歌厅、酒吧等处，均不宜用来举办茶话会。

　　在选择举行茶话会的具体场地时，还需同时兼顾与会人数、支出费用、周边环境、交通安全、服务质量、档次名声等诸问题。

　　安排座次

　　在安排茶话会与会者的具体座次时，必须使之与茶话会的主题相适应。根据约定俗成的惯例，目前在安排茶话会与会者的具体座次时，有四种方法可供选择。

　　环绕式 所谓环绕式排位，指的是不设立主席台，而将座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者到场之后自由就座。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，因而在当前流行面最广。

　　散座式 所谓散座式排位，多见于举行于室外的茶话会。它的座椅、沙发、茶几的摆放，貌似散乱无序，四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而自行调节，随意安置。这种座次安排就是要创造出一种宽松、舒适、惬意的社交环境。

　　圆桌式 指的是在会场上摆放圆桌，而请与会者在其周围自由就座的一种安排座次的方式。在茶话会上，圆桌式排位通常又分为下列二种具体的方式：一是仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在其周围就座。二是在会场上安放数张圆桌，而请与会者自由组合，各自在其周围就座。当与会者人数较少时，可采用前者。而当与会者人数较多时，则应采用后者。

　　主席式 在茶话会上，主席式排位并不意味着要在会场上摆放出一目了然的主席台，而是指在会场上，主持人、主人与主宾应被有意识地安排在一起就座，并且按照常规，居于上座之处。例如，中央、前排会标之下或是面对正门之处。

　　总体而论，为了使与会者畅所欲言，并且便于大家进行交际，茶话会上的座次安排尊卑并不宜过于明显。不排座次，允许自由活动，不摆与会者的名签，乃是其常规作法。

　　准备茶点

　　茶话会有别于正式的宴会，它不上主食、热茶，不安排品酒，而是只向与会者提供一些茶点。

　　商务礼仪规定，在茶话会上，为与会者所提供的茶点，应当被定位为配角。虽然有这种规定，但有一些基本礼仪也要遵守。

　　（1）对于用以待客的茶叶与茶具，务必要精心进行准备，选择茶叶时，在力所能及的情况之下，应尽力挑选上等品，切勿滥竽充数。与此同时，要注意照顾与会者的不同口味。对中国人来说，绿茶老少皆宜，而对欧美人而言，红茶则更受欢迎。

　　在选择茶具时，最好选用陶瓷器皿，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套，千万不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不锈钢杯或纸杯，也不要用热水瓶来代替茶壶。所有的茶具一定要清洗干净，并且完整无损，没有污垢。

　　（2）除主要供应茶水之外，在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是，在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要对路、数量要充足，并且要便于取食，因此在上小吃时连擦手的手巾也要一并送上。

　　按惯例，在茶话会举行完之后，主办单位通常不再为与会者备餐。

　　会议的议程

　　在正常的情况之下，商界所举办的茶话会的主要会议议程大体只有如下四项：

　　（1）主持人宣布茶话会正式开始。

　　在宣布会议正式开始之前，主持人应当提请与会者各就各位，并且保持安静。而在会议正式宣布开始之后，主持人则还可对主要的与会者略加介绍。

　　（2）主办单位的主要负责人讲话。

　　一般情况下，讲话的主要内容是明确此次茶话会的主题，除此之外，还可以代表主办单位，对全体与会者的到来表示欢迎与感谢，并且恳请大家今后一如既往地给予本单位以更多的理解、更大的支持。

　　（3）与会者发言。

　　根据惯例，与会者的发言在任何情况下都是茶话会的重心之所在。为了确保与会者在发言之中直言不讳，畅所欲言，通常，主办单位事先均不对发言者进行指定与排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。有时，与会者在同一次茶话会上，还可以数次进行发言，以不断补充、完善自己的见解、主张。

　　（4）主持人略作总结。

　　在与会者发表完各自的见解或意见后，主持人可大略地作一下总结，然后即可宣告此次茶话会结束。

　　现场的发言

　　与会者的现场发言，在茶话会上举足轻重。根据务会礼仪的规范，茶话会的现场发言要想获得真正的成功，重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体。

　　在茶话会上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持会议，更重要的，是要求他能够在现场上审时度势，因势利导地引导与会者的发言，并且有力地控制会议的全局。在众人争相发言时，应由主持人决定孰先孰后。当无人发言时，应由主持人引出新的话题，就教于与会者；或者由其恳请某位人士发言。当与会者之间发生争执时，应由主持人出面劝阻。在每位与会者发言之前，可由主持人对其略作介绍。在其发言的前后，应由主持人带头鼓掌致意。

　　万一有人发言严重跑题或言辞不当，则还应由主持人出面转换话题。

　　与会者在茶话会上发言时，表现必须得体。在要求发言时，可举手示意，但同时也要注意谦让，不要与人进行争抢。不论自己有何高见，打断他人的发言插嘴，都算失礼的行为。在进行发言的过程中，不论所谈何事，都要使自己语速适中，口齿清晰，神态自然，用语文明。肯定成绩时，一定要实事求是，力戒阿谀奉承。提出批评时，态度要友善，切勿夸大事实，讽刺挖苦。与其他发言者意见不合时，要注意“兼听则明”，并且一定要保持风度，切勿当场对意见不同者表示出不满，或是在私下里对对方进行人身攻击。