会展信息管理

第一节 会展场馆信息化建设的主要模块与结构

　　在新经济时代中的信息化解决方案，是现代企业迈向成功的重要步骤。以推动信息化应用进程来提升企业核心竞争力，已经为大多数企业所接受。随着经济全球化的发展和国际展览市场竞争的加剧，会展场馆建设呈现大型化、智能化、信息化的趋势。随着展会规模的不断扩大和对展会服务要求的不断提高，许多国家都掀起了兴建大型的、配套设施齐全的、智能化的、信息化的会展场馆的热潮。在中国会展场馆的建筑体系与经营管理中，越来越多的智能化设施、设备、技术得到了应用，可以说会展场馆是一座融信息化、智能化等高科技于一身的“先进型”建筑。现代展览馆信息化建设应该既兼顾场馆经营的主办商客户发掘和管理，又为组展业务部门提供展览业务管理系统，为培育品牌展览服务；同时为开拓展览服务业务提供主办商、参展商客户信息。

5.1.1 会展场馆信息化建设发展模式

现代信息化的会展场馆通过公用的信息平台，展馆经营销售部门、组展部门和展览服务部门在为信息化建设提供基础数据的同时，又能从管理信息系统中得到高附加值的服务。这样业务部门就会对信息建设具有较高热情，信息化建设就充满原源动力，而展馆的信息化建设需要在其原有的经营模式上加以创新。现今展馆的经营模式主要有：

1）以展馆经营为核心

展馆出租为中心任务，开辟展览主办商市场和为主办商服务是工作的中心，培养客户、培育自身展览是降低展馆经营风险的保障。如果是这种以展馆为单一核心的经营模式，相关部门工作都以场馆经营为主导，以统一的面目为来馆办展的主办商提供服务，观众数据和参展商数据将以展馆为基础来整合，为所有的主办单位提供信息基础设施服务。信息系统的开发侧重于场馆服务，围绕场馆层面整合和管理信息。

2）以发展组展业务为重点

展会作为数据中心，将场馆和展览馆下属的展览服务公司作为服务商，将他们的数据放到展览会管理平台上管理。展览组展部门和担任主办商、协办商的分公司独立管理自身的经营信息，培育展览品牌。

3）齐头并进方式

将展馆经营、主办商业务、展览服务业务放到同等重要的地位，齐头并进。

由于三项业务是展览服务价值链的不同环节，开发信息系统时数据的流程控制和共享情况控制更加复杂。围绕三项主营业务建立三个数据中心和管理系统的方式显然不可取，在这种模式下应该将数据集中经营和管理，建立信息管理平台，利用这个平台为整个信息整合提供基础。

5.1.2 展览馆信息化建设的设计原则

如前所分析，现今展馆的现代化建设发展模式是在自主经营、主办项目和做好展览服务方面共理共营，在其信息化建设设计中应到考虑到兼顾原则。

1）适用性

考虑到展览业务管理业务复杂、部门繁多，计算机新旧机型混杂，使得系统的设计方案应具有良好的适用性。

2）先进性

考虑到信息技术更新迅速，展览业务竞争激烈，对信息化的要求很高，系统设计应该保持相当的先进性，保证系统在较长时间内仍能够在技术层次上不落伍。

3）易用性

考虑到员工计算机应用水平差别很大，系统设计应该充分考虑易用性，确保公司内具有不同计算机应用水平的所有员工均能够快速掌握本系统并方便使用。

4）安全性

信息系统存放大量客户信息和业务数据，同时将在系统上进行电子交易，因此系统的信息安全性设计非常关键。

5）可扩充性

考虑到展览业务是一个国际化的业务，系统应具有良好的外接接口和扩充性，能够保护公司在信息化工作上的投资。

5.1.3 会展场馆信息化建设的主要模块与结构

我们可以将展览馆信息化建设分成六个部分：信息数据中心及应用系统平台、财务支持管理系统、主办商业务及客户关系管理系统、场馆经营信息管理系统、展览服务管理信息系统。

1）信息数据中心及应用系统平台

由专门的信息部门组织专门团队进行建设，各部门在集中的平台上收集、处理信息。信息部不仅负责组织和整合公司各方面信息，同时还应积极开发包括全国以至于世界范围内的展览信息数据库，帮助各部门掌握市场导向、拓展业务。

信息平台是公司的数据库中心，是各业务功能模块的基础，也是其他各子系统功能模块联系的纽带，它集中各部门需要收集展览行业信息，其中不仅包括全国展览场馆的信息、专业展览会信息、参展商和厂商信息、展览观众信息以及展览服务商信息，它还是一个展览知识库和数字图书馆，同时作为底层支持系统给其他模块交互数据提供接口功能。

应用平台在数据库结构的表现形式上为数据库的核心，在应用层上表现为企业内部网、外部网和OA部分。该平台作为公司内部各部门各子公司信息交流和共享的平台，在系统设计方面本方案依据不同的权限区别外部人员和内部人员的身份，控制功能模块访问权限和不同层面的数据信息访问权限。

系统作为公司同外界交流的窗口，为参展商、观众、展览合作伙伴提供深入的展览信息服务，包括观众网上登记，参展商网上参展、网上展览和网上展览服务申请、委托、管理等服务。

同时，应用系统平台的重要组成部分就是公司领导查询模块——信息系统的建设的一个最重要的目的就是使公司领导能够及时了解全集团最新的经营状况、各部门项目运营和盈利情况，为领导提供展馆和展会的市场趋势报告和经营成果报告，使公司领导集中查看公司整体信息，力求做到简单高效地反映公司的运营情况，为领导提供准确的决策支持数据。

2）展馆财务管理系统

财务支持管理系统是建立在应用信息平台上的核心模块，通过财务支持系统，领导能及时了解每个项目、每种服务、每个部门在任意时间点的收支情况、应收应付情况、付款收款计划，及时发现问题。通过对财务数据的立体式查询（数据库），能清晰掌控整个系统的财务状况。

3）展馆客户关系管理系统

主办商业务是高附加值和高利润的业务。利用信息化手段提高项目策划水平，提高预算准确度，加强项目收支管理，加强参展商、观众客户关系管理，扩大招展销售，完善对参展商、观众的信息服务，促进参展商展前及展览过程的沟通和交易，提高展览服务质量，树立展览品牌，开辟更大的利润空间。

在此基础上，展馆的客户关系管理系统还可以为展览馆的组展部门提供组展信息管理服务。这些组展单位在统一的平台上通过各自的权限与公司内部的服务支持部门沟通，同时也利用这一平台同展览市场的其他服务商沟通，从而统一集团主办的各展览会信息管理平台，提升整体的管理和服务水平，提高管理效率。

4）场馆经营信息管理系统

利用信息系统开辟主办商市场，使场馆服务规范化，提高服务质量，客户响应更快速，项目控制更严格，不仅可以扩大展馆市场份额，提高国际大展在租户中所占的比例，同时利用信息服务平台，为主办商提供信息化系统服务，从而吸引更多的国际化展览，培育现有的优秀展览市场。

展览场馆经营模块为场馆销售、运营、技术保障、保卫等部门围绕场馆经营提供信息管理平台，综合管理场馆包括会议室的出租和服务。将这些场馆经营过程中的关键信息数字化，并集中管理，使场馆服务更具有市场竞争力，并高效、快速、协调地为租馆主办商提供服务。其不仅为内部的自办展提供服务接口，也为在展览馆办展的其他展览主办商提供服务界面，为主办单位提供观众信息管理的完善解决方案，提高场馆的竞争力。

5）展馆服务管理系统

展览服务管理系统是展馆为展览会提供的附加服务，这种服务和场馆经营服务的区别是前者是可选的，而后者是必需的，比如，主办商不能雇用别的技术保障部门为其展览会服务。

首先，通过展览信息平台，帮助展览馆的相关服务部门挖掘更多的主办商用户和参展商用户，拓展展览服务业务；其次，利用信息化手段规范展览服务业务，减少展览服务部门对展馆的依赖性，提高市场竞争能力，提高管理质量，增强自身竞争能力。

展馆服务管理系统还可利用软件系统规范管理，为其他主办商客户提供服务合同与项目信息管理平台。

6）展馆内部办公管理系统

提高职能部门的管理效率，用信息系统整合集团各子公司和各部门资源，综合管理集团资金、信息、人员，为展览馆集约化管理提供信息基础。展览馆内部职能部门管理模块部分包括对内部的人事管理、OA，这些部分信息化的重点在于自动化部门管理流程，提高信息质量，为决策层提供更加快速有效的数据报告。