会展信息管理

第三节 会展项目运营信息化管理系统

　　我们按照会展项目运营的时间分段将其信息化管理进程也分为三个阶段来分别介绍在项目运营的前期、中期和后期信息化管理的主要内容和方式。下面均以展览项目为例。

3.3.1 会展项目运营前期的信息化管理

1）会展项目运营前期信息化管理的主要内容与方式

（1）会展项目运营前期信息化管理的主要内容

以展览项目为例，项目运营前期信息化管理的主要内容包括展览项目立项及报批管理（这部分内容可参考本书第2章的内容）、项目基本信息管理、项目日程管理、项目财务明细管理以及项目运营进程管理等。

①项目基本信息管理。展会基本信息管理包括展馆地址、开始时间和结束时间、行业类别、展会基本情况、外商情况、历届会议情况、展览相关新闻稿和图片的信息发布和管理，以及展会通知通告发布、展会主办机构和承办单位信息管理及维护、招展文件和招展说明管理（供展览会展商查看）等内容。

②项目日程管理。项目日程管理主要是指记录事件信息及时间安排，形成有效的日程文件，通过提醒功能提示及时处理最重要、最紧急的事件，减少工作疏漏，并且可以跟踪重要的事件，控制事件的进度，检查事件中发生的收支，确保每个事件按计划完成。

③项目财务明细管理。项目财务明细管理主要是指记录会展过程中的每一笔开支与收入和所有事件的财务明细，以便形成决策报表，分析每个项目的盈亏及现金状况，确保项目业务目标的实现。

④项目运营进程管理。项目运营进程管理主要是指记录展会运营中参展商活动、展览相关新闻稿和图片的信息发布、展会通知和通告发布等内容的进程。

（2）会展项目运营前期信息化管理的主要方式

不同的企业应根据本企业的业务重点，做好需求调研，开发相应的技术。

2）展前客户关系基础信息库的建立

如前所述，展前客户关系基础数据库中主要的信息数据库有：展会资料数据库、参展商基础资料数据库、展会营销记录数据库、财务管理数据库。

展会资料数据库主要用于项目策划展会相关资料、市场调研信息的查询。

参展商基础资料数据库主要具有参展商基本数据查询、修改和参展行为过程记录等功能。

展会营销记录数据库主要具有展会项目招展过程全程记录的功能，方便分析客户行为与员工业绩考核等。

财务管理数据库主要对项目运营过程中的各项财务往来、合同管理等方面提供数据支持。

“知识链接3—1”

会展项目运营前期信息系统的主要应用功能模块。

客户信息数据库建设模块。

项目前期活动策划管理模块。

招展管理模块。

3.3.2 会展项目运营中期的信息化管理

1）展中项目运营信息化管理的主要内容

①展台销售合同跟踪及尾款收取管理：能及时查询到展台销售情况和尾款收取情况，及时提醒催缴尾款，对存在尾款的单位进行特别显示。

②服务项目承办情况查询：提供对服务合同执行情况的管理功能，包括服务项目执行情况登记（提供服务合同项目执行情况的登记录入功能）和服务项目收费情况管理（提供服务项目收费情况的登记录入功能）。

③提供对服务合同信息的录入管理功能：包括服务合同登记（提供服务合同信息的登记录入功能）和服务项目登记（提供服务项目信息的登记录入功能），服务项目承办部门管理（提供服务项目承办单位信息的登记录入功能）。

④对展会期间主办单位、参展商、观众的投诉进行处理：包括投诉受理登记（提供投诉信息的登记录入功能）和投诉处理情况登记。

2）展中项目运营信息化管理的主要方式

主要是相关管理信息系统软件的开发，网络技术的应用。

“知识链接3—2”

展会项目运营中期信息系统的主要应用功能模块

合同管理模块，收费管理模块投诉管理模块。

投诉管理模块主要记录展商在项目运营中各个环节的反馈信息。

3.3.3 会展项目运营后期的信息化管理

1）展后项目运营信息化管理的主要内容

①展览会信息的整理：对展览会中收集到的信息进行归类整理，生成便于今后查询的关键字设置等。

②参展商服务、观众投诉处理和回复管理。

③展览收支情况报表：对展览会期间的收入、支出情况进行项目决算。

④展览会效果综合评估：根据展会实际情况，总结参展情况，包括展会详细情况、展团情况、参展效果、展会期间各项服务的质量、对下届展会的展望。

2）展后项目运营信息化管理的主要方式

展览后期的主要工作是信息数据的整理、分析、总结，可使用专业的统计分析软件来实现，也有的公司针对展会项目的管理信息系统开发了部分数据分析功能模块。

“知识链接3—3”

展会项目运营后期信息系统的主要应用功能模块。

展会财务决算模块、展会效果评估模块。