会展信息管理

第三节 会展信息管理

　　1.3.1 会展信息管理的主要内容

当前展览行业的信息管理局限在一个较低的层次上，主要表现在：在一次会展活动中，会展主办方和参展商各自独立地重复收集观众名片信息，数据没有共享和交换；缺乏对信息的深入利用；不同会展活动之间的数据是独立的，数据缺乏归并和统一处理，因此如何对行业信息进行有效的管理就显得尤为重要，人们希望通过有效的方法和途径，把信息的孤岛变成信息的海洋。

信息是管理活动中一项极为重要的资源，管理工作的成败，取决于能否做出有效的决策，而决策的正确程度则取决于信息的质和量。

所谓信息管理是指为了满足企业管理需要而进行的信息产生、识别、筛选、收集、加工、传递、存储、检索、输出等各项工作的总称。信息是管理人员可以加工利用的最重要的资源。

信息管理工作的主要内容包括原始数据的收集、信息的加工、信息的传递、信息的存储、信息的检索、信息的输出等几个方面。实现会展信息有效管理的具体方法有很多，主要有：

（1）在会展活动中，会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利用，而参展商在展台收集到的观众行为信息也可以与会展主办单位共享。

（2）在大型数据库的支持下，同一会展主办单位的各届会展之间的数据完全可以得到及时的归并和统一处理，实现信息共享，更好地确定观众的行为习惯，同时也减少重复采集的投入。

（3）通过决策支持系统，实现数据挖掘和对数据的深入利用。

（4）会展服务商通过共享信息可以为会展客户提供如商务旅行、专门接待等更加深入的服务。

1.3.2 会展管理信息系统

会展管理信息系统同其他的管理信息系统一样，是管理信息系统的一个分支，因此它具有数据处理能力。简单地定义，会展管理信息系统即一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。

信息化是当今世界发展的大趋势，也是我国产业结构优化升级，实现工业化和现代化、增强国际竞争力与综合国力的关键环节。今后的信息化建设将更加注重实效性和行业信息化的完善，以及电子商务、电子政务的应用。

会展业被推崇为“现代城市的面包”，具有强大的产业带动效应，不仅能给城市带来场租费、搭建费、广告费、运输费等直接收入，还能创造住宿、餐饮、通信、旅游、购物、贸易等相关收入。更为重要的是，会展能汇聚巨大的信息流、技术流、商品流和人才流，会对一个城市或地区的国民经济和社会进步产生难以估量的影响和催化作用。信息技术的广泛应用可以使会展经济所带来的复杂的资金、商品和信息流动更加顺畅合理，降低会展各方的运营成本。会展业的发展也推动了信息技术和信息资源的开发应用。会展经济本身对信息化有着较高的要求，尤其是在信息基础设施和信息资源开放利用方面。它要建立各参展企业的数据库，并能实现共享，在会展设施方面要求具有联系全球的通讯设施，同时会展业经济的发展对信息产业的发展尤其是信息服务业的发展提供了更为广阔的市场。

展览会是会展行业最直接的市场表现，然而现代的展览会已经不再是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所，现代的展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心，可以最快地传递和接触到各类信息。会展行业的数字化、信息化建设最终将促使服务内涵的拓展，当然对于展览管理等硬件设施的信息化建设也显得越发必要。

我国会展业的信息化建设也正发展得如火如荼，会展企业正加大力度投入到信息化建设当中，据悉，中展集团的信息化建设早已开始，总投资预计是1800万元人民币，目前完成的第一期工程主要是对办公自动化系统的建设，如光纤的铺设、公司内部局域网的建造等，中展集团表示，在公司内部的办公自动化完成后，下一步的信息化建设将向展览业务发展。

1）会展管理信息系统的主要功能

（1）数据处理功能。会展管理信息系统的数据处理功能是指将各种来源的会展信息进行合理的分类、整理和保存，以供查询。

（2）预测功能。会展管理信息系统的预测功能是指通过对数据的分析和判断，运用各种预测方法，对会展企业的经营情况等进行预测。

（3）计划功能。会展管理信息系统的计划功能是指合理地制订会展企业各部门以及整个企业的生产经营计划，以供及时决策和确定对策。

（4）控制功能。会展管理信息系统的控制功能是指对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查，通过比较和分析，提供合理的修正方案，以达到企业预期的目的。

2）会展管理信息系统的结构

会展管理信息系统的结构是指系统各个部分之间的相互关系的总和。从不同的侧面观察和理解，针对不同的应用，会展管理信息系统具备多种结构形式，主要包括物理结构、软件结构和功能结构。

（1）会展管理信息系统的物理结构。会展管理信息系统的物理结构是指系统核心部分的物理组成，主要包括硬件、软件、数据库、规程和人员五个部分，其物理结构主要考察的是硬件部分的拓扑结构，因此，硬件部分的不同组合决定了会展管理信息系统不同的物理结构，主要有单机结构、集成结构和网络结构三种。

①单机结构。会展管理信息系统的单机结构是最简单的一种结构，它由一台计算机和相应的外部设备组成，所有数据集中在该计算机上输入、存储和输出，同一时刻只能供一个用户使用。它的优点是数据共享度高、一致性好、操作简单、开发周期短，缺点是速度慢、存储容量小、处理能力低。这种结构适合小型的会展企业。

②集成结构。会展管理信息系统的硬件集成结构是由一台计算机主机和多个终端设备通过通讯线路连接而成的，各个终端可以同时输入数据，分别传输到主机，由主机集中处理，结果再从主机同时返回各个终端。这种结构的优点是处理能力强、数据共享程度高、一致性好、操作简单、系统工作效率高，缺点是无法满足多个用户同一时刻对信息处理的要求。这种结构适合信息输入量大，用户使用时间冲突较少的中小型会展企业。

③网络结构。这种结构是目前会展管理信息系统中使用最为广泛、最为复杂的一种物理结构，它是由多台计算机通过通讯线路连接在一起所组成的一个功能强大的计算机网络系统，其中各个计算机又可接多个终端设备。分布在不同地理位置上的每一台计算机既可独立使用，自成系统，又可以通过网络共享其他计算机上的硬件、软件和数据资源。这种结构的最大优点是实现了多用户资源共享和分布式处理，提高了数据处理的可靠性和灵活性，缺点是结构复杂、建立的费用高。这种结构适合大型会展场馆和会展企业。

（2）会展管理信息系统的软件结构。从软件构成的角度来看会展管理信息系统的组成结构，一个完整的会展管理信息系统主要由技术管理、场馆经营管理、客户关系管理、财务管理、展览服务管理、展会运营管理、物流管理、信息处理、高层管理等子系统构成。其中，每个子系统会涉及相应的业务处理、运行管理、管理控制、战略计划四个层次的信息管理活动，每个子系统同时带有自己的专用数据文件和应用程序。对于整个系统而言，多个子系统还可同时共享公用的数据文件、模型数据库和应用程序。

在实际的工作中，一个会展管理信息系统的开发可能只涉及其中的某几个子系统，某个子系统的开发也可能只涉及某些层次的信息管理活动，这可以根据实际的应用而确定。

（3）会展管理信息系统的功能结构。任何一种管理信息系统，从信息管理的角度考虑，都应当有信息的输入、处理和输出的功能，而针对不同信息管理的功能设计，又必须包括对信息的存储、传输、增加、删除、修改、统计和检索的功能。

从管理职能的角度来看，管理信息系统主要涉及对企业的人、财、物、信息资源的管理和对生产、供应和销售过程的管理。一个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、展会、参展商和用户，有不同的功能结构。

展会观众登记管理子系统：对现场观众进行登记、发放参展商胸卡、通过条码识别进行身份认证、通过照片进行个人识别、对网上预订观众进行统计分析，观众结构、数量、流量分析及时传送给网站，观众信息数据库及时交付给组委会。